ECDL modulo 5: Basi di dati - Access (ebook)

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G. Pettarin ECDL Modulo 5: Basi di dati con Access

Allegati Consente di aggiungere uno o più Curriculum vitae,

elementi di dati, ad esempio documenti Presentazione

dell’azienda, ecc.

di Word, presentazioni di PowerPoint,

fogli di Excel, ai record del database.

Ricerca Crea un campo che consente di scegliere Solitamente utilizzata per

un valore da un'altra tabella o da un campi che possono

elenco di valori utilizzando una casella a contenere solo un numero

tendina. Quando si sceglie questo tipo di limitato di valori quali ad

dato si ha un processo di es. Genere, Tipo di

autocomposizione che permette di attività, Categoria, ecc.

effettuare il collegamento

Vediamo ora di definire i campi della tabella Autori, impostando le caratteristiche per

il tipo di dato.

Campo Cognome: già creato nella modalità Visualizzazione foglio dati. Il nome del

campo può rimanere Cognome, il tipo di dato è chiaramente testo. Se vuoi puoi

ad esempio “il campo contiene il cognome dell’autore”.

mettere la descrizione,

Una particolarità per quanto riguarda il nome dei campi: è preferibile non inserire

degli spazi nel nome. Infatti si possono creare dei problemi dato che il codice di

Access può dare degli errori in presenza di spazi. Quindi piuttosto di dare ad un

campo un nome come “Cognome Autore” è meglio scrivere in questo modo

“CognomeAutore” o “Cognome_Autore”.

Appena si è specificato il tipo di dato si attiva la parte sottostante della tabella dove è

possibile impostare le Proprietà del campo appena creato. Specifichiamone alcune

per il campo Cognome.

Dimensione campo: indica la lunghezza in caratteri dei dati che è possibile inserire

nel campo. Di base sono previsti 255 caratteri ma è possibile aumentare o diminuire il

numero. Diciamo che diminuire la lunghezza permetterebbe un certo risparmio di

memoria occupata dal database, ma è irrisorio. In particolare devi stare attento che, se

ci sono già dei dati inseriti se si diminuisce il numero di caratteri, i dati di grandezza

maggiore verrebbero troncati. Diminuiamo la dimensione a 30, scrivendo 30 nella

casella.

Formato: permette di personalizzare il modo in cui vengono visualizzati e stampati

numeri, date, ore e testo. Per quanto riguarda il campo testo è particolarmente utile

l’uso di questi due codici:

< Converte tutti i caratteri in minuscolo.

> Converte tutti i caratteri in maiuscolo.

Quindi per avere automaticamente i cognomi in maiuscolo basta scrivere il carattere

“>” nella casella Formato: è inoltre possibile specificare il colore del testo

specificando il colore tra parentesi quadre.

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I colori possibili sono:

[Nero] [Blu]

[Celeste] [Verde]

[Fucsia] [Rosso]

[Bianco] [Giallo]

Un’altra proprietà è l’Etichetta. L’etichetta di un campo è il testo che appare vicino

al campo quando si inseriscono i dati. Ad esempio:

Cognome

dell’autore

Rossi

Eco

Come vedremo, l’etichetta appare nel foglio dati come titolo della colonna o nelle

maschere. In generale l’etichetta permette di indicare con maggior chiarezza il

contenuto del campo: a differenza dei campi l’etichetta può contenere spazi senza

alcun problema. Per il nostro caso inseriamo come etichetta “Cognome dell'autore”.

Richiesto: con questa proprietà si può impostare se nel campo deve essere

necessariamente inserito un valore o può rimanere vuoto. Con un clic nella casella

appare un menu a discesa che permette di selezionare le voci Sì e No. Se la proprietà

è impostata a Sì, quando si immettono dati in un record, è necessario immettere un

valore nel campo. Se la proprietà è specificata a No (o non viene specificata) il

campo può rimanere vuoto.

Nel nostro esempio è importante che il campo Cognome di ogni autore abbia un

valore: quindi imposta la proprietà a Si.

Consenti lunghezza zero: con questa proprietà specifichi (Sì o No) se nel campo è

possibile inserire una stringa a lunghezza zero: una stringa a lunghezza zero è una

scrittura di uno spazio (" "). Se la proprietà è impostata a Sì, puoi inserire uno spazio

nel campo in modo che appaia vuoto (anche se la proprietà richiesto è impostata a

Sì). Nel nostro caso imposta la proprietà a No.

Indicizzato: questa proprietà permette di impostare un indice. Un indice è una

funzionalità di Access che permette di velocizzare la ricerca, il raggruppamento e

l'ordinamento di una tabella. Se, ad esempio, si prevede di dover effettuare spesso

delle ricerche degli autori secondo il loro cognome è conveniente creare un indice

relativo a tale campo.

Quindi è consigliabile attribuire un indice ad un campo, quando si prevede di

effettuare spesso ricerche su quel campo, senza esagerare però, perché l’attribuzione

l’occupazione di spazio in memoria e non è il caso di

di un indice comunque richiede

appesantire il database inutilmente.

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Nel menu a discesa ci sono tre possibili impostazioni per un indice:

è l’impostazione predefinita. Non viene associato alcun indice al campo.

No:

Sì (con duplicati): viene associato un indice che consente valori duplicati. In

questo caso è possibile inserire lo stesso cognome per autori diversi. È la scelta

corretta per il nostro caso: ci sono molti autori con lo stesso cognome.

Sì (senza duplicati): l'indice non consente valori duplicati. Questo caso è utile

per evitare di digitare per sbaglio lo stesso valore per due record diversi. Ad

esempio nel caso del codice fiscale (deve essere diverso per ogni Autore).

Compressione Unicode: è la possibilità di ridurre lo spazio occupato in memoria dei

dati in un campo di tipo Testo, Memo o Collegamento ipertestuale. Si può lasciare il

valore predefinito (Sì).

IME Mode, IME Sentence Mode: L'IME (Input Method Editor) è un programma

che consente di inserire nei programmi un testo in una lingua asiatica, convertendo

una sequenza di tasti in caratteri asiatici. L'IME interpreta le sequenze di tasti come

caratteri e quindi offre l'opportunità di inserire la corretta interpretazione nel

programma in uso. Queste due proprietà permettono quindi di impostare questa

modalità di conversione dei testi. Per il nostro esempio si possono lasciare le

impostazioni predefinite.

Smart tag: Gli smart tag consentono di eseguire in Microsoft Office Access azioni

(che in genere richiedono l'utilizzo di altri programmi, come Outlook. Proviamo a

inserirne uno per il cognome. Fai clic nella casella della proprietà Smart Tag.

Accanto comparirà un pulsante con tre puntini, premilo. Access mostrerà la finestra

Smart Tag. Smart tag

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Nel riquadro Smart Tag disponibili, metti un segno di spunta accanto al tipo di Smart

Tag più adatto. In questo caso, visto che si tratta del cognome, Nome di persona.

nell’area Dettagli Smart Tag, Access spiega cosa si può fare con lo Smart Tag:

…).

inserire il nome fra i contatti di Outlook, inviare una e-mail Alla fine premi OK.

Allineamento testo: puoi indicare se il testo del campo nel foglio dati deve stare a

sinistra, centro, ecc.

Le proprietà per il campo cognome sono terminate. In figura appaiono le

impostazioni effettuate.

Vediamo ora il secondo campo il nome dell’autore. È chiaramente un campo di tipo

testo. Le proprietà sono simili a quelle del campo cognome e sono riassunte nello

schema sottostante. Puoi impostare questo campo da solo.

Campo Nome Nome

Nome campo Testo

Tipo dati il campo contiene il nome dell'autore

Descrizione 30

Dimensione campo Testo in maiuscolo (>)

Formato Nome dell’autore

Etichetta No

Richiesto Sì

Consenti lunghezza zero No

Indicizzato Lasciare le impostazioni predefinite

Compressione Unicode, IME Mode,

Ime Sentence Mode, Smart tag,

Allineamento testo

Vediamo adesso il primo campo, che si è creato in automatico, Il campo ID. Ha

un’icona a forma di chiavetta ed è il campo chiave primaria.

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Il campo ID

Cos’è la chiave primaria? È un campo che permette di identificare

univocamente l’autore che si vuole inserire cioè, in generale, il record che si sta

inserendo nella tabella.

Questo particolare campo è molto importante nella gestione di un database proprio

per la sua caratteristica di essere diverso per ogni record, quindi di identificare senza

ambiguità il record. Le chiavi primarie sono di uso comune anche nella vita di tutti i

giorni: il codice fiscale di una persona, la partita IVA di un’azienda, il numero di

matricola di uno studente universitario, il codice magazzino di un articolo, ecc.

Casi di valori necessariamente diversi per entità diverse: non possono mai esistere

articoli con lo stesso codice, studenti con la stessa matricola, persone con lo stesso

codice fiscale.

È preferibile (non è obbligatorio!) che ogni tabella del database contenga un campo o

una serie di campi che individuino in modo univoco ogni record. Questo o questi

campi vengono definiti chiave primaria della tabella identificano in modo univoco i

record della tabella e, come vedremo, consentono di creare le relazioni tra le tabelle

in modo corretto senza ambiguità, di ricercare e di aggiornare i dati più velocemente

e in modo più organico e flessibile.

La chiave primaria deve avere valori diversi tra i vari record. Access mette a

disposizione un particolare tipo di dato, Contatore, che permette di ottenere

automaticamente un numero sequenziale univoco, cioè incrementato di un'unità o

numero casuale ogni volta che viene aggiunto un nuovo record a una tabella.

Questo tipo di dato va molto bene per definire una chiave primaria dato che ogni

record avrà un valore diverso per questo dato.

Vediamo il campo chiave ID. Modifichiamo il nome scrivendo IDAutore,

abbreviazione di Identificativo autore. È una buona abitudine indicare i campi chiave

(se non hanno un proprio nome come partita IVA, codice fiscale…) con la sigla ID:

in questo modo sarà facile riconoscere i campi chiave quando si usano le tabelle.

Altra cosa importante è che il nome sia scritto senza spazi.

Il tipo di campo è già Contatore. Notiamo le proprietà.

Proprietà del campo contatore

Proprietà Valore

Dimensione campo Intero lungo

Nuovi valori Incremento

Formato

Etichetta

Indicizzato Si (duplicati non ammessi)

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La dimensione del campo proposta è di tipo Intero lungo: infatti un tipo di dato

numerico può avere diverse scelte per la dimensione del campo. Dipende dalla

grandezza dei numeri che si pensa di memorizzare in quel campo. La tabella

sottostante visualizza le principali caratteristiche dei tipi di dati numerici.

Impostazione Descrizione Capacità di

memoria

Byte Memorizza numeri compresi tra 0 1 byte

e 255. Non memorizza frazioni.

Decimale Memorizza numeri compresi tra - 12 byte

38 38

10 -1 e 10 -1

Memorizza numeri compresi tra -

28 28

10 -1 e 10 -1 –

Intero Memorizza numeri compresi tra 2 byte

32.768 e 32.767. Non memorizza

frazioni.

Intero lungo Impostazione predefinita. 4 byte

–

Memorizza numeri compresi tra

2.147.483.648 e 2.147.483.647.

Non memorizza frazioni.

Precisione Memorizza numeri compresi tra 4 byte

–3,402823E38

singola e

–1,401298E-45 per valori negativi

e tra

1,401298E–45 e 3,402823E38 per

valori positivi.

Precisione Memorizza numeri compresi tra 8 byte

–1,79769313486231E308

doppia e

–4,94065645841247E–324 per

valori negativi e tra

4,94065645841247E–324 e

1,79769313486231E308 per valori

positivi.

Il valore predefinito per un campo numerico è Intero lungo che permette di

–2.147.483.648

memorizzare valori numerici compresi tra e 2.147.483.647 escluse le

frazioni.

La scelta Intero lungo è più che sufficiente per il nostro caso, dato che permette di

avere più di 4 miliardi di valori. Per altri tipi di dati numerici, ad esempio l’età di una

persona, non è necessario utilizzare il tipo di dato intero lungo, ma può bastare il tipo

di dato Byte (numeri compresi tra 0 e 255).

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